ISO Document Control

ISO and Data Science Enthusiast    April 20, 2023    ISO    Comment   

Definisi ISO Document Control

ISO document control adalah suatu sistem yang dirancang untuk mengontrol dan mengelola dokumen-dokumen penting dalam suatu organisasi, terutama yang berkaitan dengan standar ISO. Tujuan dari ISO document control adalah untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut teratur, terbaru, dan tersedia untuk semua pihak yang membutuhkannya.

Dalam sistem ISO document control, setiap dokumen harus memiliki nomor identifikasi dan harus diindeks dengan tepat agar mudah ditemukan dan diakses oleh pihak-pihak yang berwenang. Setiap kali dokumen diubah atau diperbarui, harus ada catatan perubahan yang dibuat dan disimpan.

Adopsi sistem ISO document control di perusahaan sangat penting untuk memastikan bahwa setiap dokumen terkait ISO dijaga dengan baik dan dipelihara dengan benar. Dengan mempertahankan kontrol yang ketat terhadap dokumen-dokumen ini, perusahaan dapat memastikan bahwa kualitas, keamanan, dan konsistensi dijaga dengan baik, dan meminimalkan risiko kegagalan audit ISO.

Dalam rangka menerapkan sistem ISO document control, perusahaan perlu mengidentifikasi dokumen-dokumen yang berkaitan dengan ISO, mengatur dokumen-dokumen tersebut secara teratur, dan menjamin bahwa semua dokumen tersebut selalu tersedia dan terbarui. Dalam hal ini, teknologi modern seperti perangkat lunak manajemen dokumen dapat membantu perusahaan dalam memastikan dokumentasi yang efektif dan efisien.

Dengan adopsi sistem ISO document control, perusahaan dapat menunjukkan konsistensi dan komitmen dalam menjaga standar ISO yang diperlukan untuk menjalankan operasi bisnis secara efektif. Hal ini juga dapat membantu perusahaan dalam memperkuat citra dan reputasi di mata konsumen, mitra bisnis, dan regulator.

Apa Saja Dokumen Yang Dibutuhkan Document Control

Dokumen pada sistem pengendalian dokumen (document control) pada sebuah organisasi dapat bervariasi tergantung pada jenis organisasi tersebut dan kebutuhan pengelolaan dokumen yang diterapkan. Beberapa dokumen yang umumnya terkait dengan sistem pengendalian dokumen antara lain:

1. Kebijakan dan prosedur pengendalian dokumen: Dokumen yang berisi kebijakan dan prosedur pengendalian dokumen pada suatu organisasi. Dokumen ini biasanya mencakup langkah-langkah untuk mengelola dan memastikan integritas dokumen, termasuk cara untuk membuat, merevisi, dan menyetujui dokumen baru.
2. Form atau template: Dokumen yang digunakan untuk merekam data, seperti formulir pengajuan perubahan dokumen, template untuk dokumen, dan sebagainya.
3. Dokumen proses / IK / WI: Dokumen yang menjelaskan proses bisnis atau operasional dalam organisasi, seperti proses produksi, proses manajemen sumber daya manusia, atau proses pengadaan.
4. Manual Mutu: Dokumen yang berisi kebijakan dan prosedur yang mengatur sistem manajemen kualitas pada suatu organisasi.
5. Spesifikasi produk: Dokumen yang berisi deskripsi produk atau jasa yang ditawarkan oleh organisasi, termasuk spesifikasi teknis dan standar kualitas.
6. Laporan audit: Dokumen yang dihasilkan selama proses audit internal atau eksternal, termasuk laporan hasil audit dan rekomendasi perbaikan.
7. Kontrak dan perjanjian: Dokumen kontrak atau perjanjian antara organisasi dan mitra bisnis, pemasok, atau pelanggan, yang dapat mempengaruhi kebijakan dan prosedur organisasi.
8. Pedoman pelatihan: Dokumen yang berisi panduan dan materi pelatihan untuk mengembangkan keterampilan dan pengetahuan karyawan dalam mengelola dokumen dan sistem manajemen.

Semua dokumen tersebut harus dikelola dengan hati-hati dan terus-menerus diperbarui untuk memastikan bahwa organisasi tetap mematuhi standar yang diterapkan. Masih ada lagi dokumen yang diperlukan pada Document Control yang tidak kami sebutkan satu per satu.

Durasi Membuat Semua Dokumen Divisi Document Control

Durasi pembuatan dokumen untuk document control dapat bervariasi tergantung pada beberapa faktor seperti:

1. Jumlah dokumen yang dibutuhkan: Semakin banyak dokumen yang perlu disiapkan, semakin lama waktu yang dibutuhkan. Sebaliknya, jika jumlah dokumen yang dibutuhkan sedikit, proses persiapan dokumen bisa lebih cepat.
2. Kompleksitas dokumen: Jika dokumen memerlukan detail yang lebih banyak, seperti kebijakan, prosedur, atau instruksi kerja yang terinci, maka waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan dokumen akan lebih lama. Sebaliknya, dokumen yang lebih sederhana seperti formulir atau laporan bisa diselesaikan lebih cepat.
3. Tim yang bertanggung jawab untuk membuat dokumen: Waktu yang dibutuhkan untuk membuat dokumen bisa berbeda-beda tergantung pada siapa yang membuatnya. Jika tim yang bertanggung jawab sudah memiliki pengalaman dalam membuat dokumen dan memiliki pemahaman yang baik tentang kebutuhan dan persyaratan ISO, maka prosesnya bisa lebih cepat.
4. Sumber daya yang tersedia: Jika perusahaan memiliki sumber daya yang cukup untuk mengerjakan dokumen, seperti tenaga ahli, waktu yang dibutuhkan bisa lebih singkat. Sebaliknya, jika perusahaan terbatas pada sumber daya, seperti staf yang kurang berpengalaman atau waktu yang terbatas, maka waktu yang dibutuhkan akan lebih lama.

Secara umum, durasi pembuatan dokumen untuk document control akan berbeda-beda tergantung pada situasi dan kondisi yang ada di perusahaan. Namun, jika perusahaan memperoleh bantuan dari konsultan ISO yang berpengalaman, proses pembuatan dokumen bisa lebih cepat dan efisien.

Kualitas dan kesuksesan bisnis tidak datang dengan sendirinya. Butuh kerja keras dan dedikasi untuk mencapainya. Dengan menerapkan document control, Anda dapat mengelola dan mengontrol dokumen dengan lebih efektif dan efisien. Ini akan membantu meningkatkan kualitas produk atau layanan Anda, mengurangi risiko kesalahan, dan memperkuat reputasi bisnis Anda. Jangan biarkan kesalahan dan kekacauan menghambat kesuksesan Anda. Mulailah menerapkan document control hari ini dan saksikan dampak positifnya pada bisnis Anda!

Penutup

Dalam kesimpulan, ISO Document Control merupakan salah satu komponen penting dari sistem manajemen mutu. Dokumen-dokumen yang diatur dan dikendalikan melalui ISO Document Control memainkan peran kunci dalam membantu perusahaan memenuhi standar ISO, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi risiko. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memahami pentingnya ISO Document Control dan meluangkan waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk mengembangkan dan memelihara sistem manajemen dokumen yang efektif. Dengan demikian, perusahaan dapat mencapai sertifikasi ISO dan mendapatkan manfaat yang signifikan dalam meningkatkan kualitas produk dan layanan, serta memperkuat reputasi mereka di pasar.